A WDE programot raktárkészletek kialakítása nélkül is lehet használni. Ha eljön az ideje, hogy szeretnének gyógyszereket bevételezni, raktárkészletet kialakítani, akkor meg kell szüntetni a beállítások oldalon a raktár nélküli bejelölést.
A bevételezés megkezdése előtt ki kell választani a raktár fajtáját!
Az intézményhez érkezett gyógyszereket a következő raktárfajtákba lehet nyilvántartani:
- intézeti: az intézeti raktárba lakó megnevezése nélkül kerül be mindenki gyógyszere
- névszerinti: lakó megjelölésével kerülnek a gyógyszerek a névszerinti raktárakba
- saját: lakó megjelölésével kerülnek a gyógyszerek saját nyilvántartással a raktárba. Saját raktárba azokat a gyógyszereket kell tenni, amelyeket a lakó a gyógyszer megérkezésekor kifizet.
- központi: az intézménybe érkező gyógyszereket egy központi raktárba vételezik be, ahonnan tételesen kiadva kerülnek a gyógyszerek az osztályokra. Ennél a raktárfajtánál a gyógyszerlapok lezárásakor nem vonódnak le a gyógyszerek a központi raktár készletéből.
- adomány: az ingyenesen, adományba kapott gyógyszereket egy közös raktárba lehet bevenni
Lehet kombinálni a különböző raktározási módokat, lehet egyidejűleg intézeti, saját, névszerinti raktár.
A raktárak listáját többféleképpen lehet lekérni:
- csak a gyógyszert
- csak a gyógyászati segédanyagot
- mindkettőt együtt
- lehet normál vagy áfa bontással
- dobozszámra kiszámolva a készletet
- „mai” raktárat
A bevételezés kap egy, a gép által generált bevételi bizonylatszámot. A bizonylatszám rubrikája fölött látható az „Előző” és a „Következő” gomb, melyek segítségével lehet visszamenőleges bizonylatszámú bevételezést visszahívni és hozzávételezni a lemaradt tételt. Ha egymás után több számlát vételeznek be, akkor kell a „Következő” bevételezési bizonylatszámot kérni. Ki kell tölteni a „Beszállító” és „Bevételezett számla száma” rubrikákat, majd kezdődhet a bevételezés, amely történhet tételenként, egyesével vagy a patikától kapott XML formátumú számláról egy kattintással.
A raktárkészlet kialakítását mindenképp egy manuálisan felvett leltárkészlet bevételezésével kell kezdeni, méghozzá úgy, hogy az intézet gyógyszerkészletét a hónap lezárása után, a következő hónap kiadása, bevételezése előtt kell felleltározni. (A számítógépbe való bevételezés történhet az új hónapban, hisz abból a levonások a hónap végén történnek a gyógyszerlapok lezárásával) Ez lesz az induló készlet.