Függetlenül attól, hogy a receptek a WDE programmal készültek, vagy sem, egy kattintással lehet bevételezni a gyógyszereket a gyógyszertárból beérkezett XML számláról a megfelelő raktárakba, jelentősen meggyorsítva ezt az egyébként hosszadalmas munkát.
A gyógyszertári programok képesek XML formátumú számlát készíteni. Meg kell kérni a patikát, hogy a szokásos papír alapú számla mellé az alábbi fejlécek valamelyikével készítsék el az XML formátumú számlát is. Ehhez általában a rendszergazdák segítséget nyújtanak.
Az XML számlát elküldhetik emailen, vagy adhatják egy Pen driveren, amit az intézőben egy erre a célra készített mappába lehet másolni.
Ha párhuzamosan vezetnek intézeti és névszerinti vagy saját raktárt, akkor okvetlen külön számlán kell kérni a kétféle raktárba bevételezendő gyógyszereket.
A program az alábbi fejlécekkel készült számlát tudja értelmezni:
<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″ standalone=”yes” ?>
A legtöbb helyen ez készül.
<?xml version=”1.0″?>
Az intézőben kell egy mappát készíteni, amit a patikából érkezett XML számlák tárolására használnak. Ebbe be kell másolni a beérkezett XML számlát.
A bevételezés oldalon be kell jelölni, hogy a bevételezés melyik raktárba történik. Ezt nagyon figyelmesen tegyék meg, mert nem lehet viszavonni a bevételezett tételeket!
Ki kell tölteni a beszállító nevét, a papírszámláról a számla számát beírni, majd a „Patikából XML” gombra kattintva meg kell keresni az intézőben azt a mappát, amelyben az új számla található. Rákattintva megjelenik a számla tételesen. A magisztrális készítményeket, valamint az Insulin, Humulin, azaz NE egységgel jelölt tételeket minden esetben, a névszerinti vagy saját bevételezésnél a tajszám nélkülieket is automatikusan kiemeli a program és az alsó listába teszi, amit ki kell nyomtatni és egyenként, a kiszerelést megfelelőre átírva kell majd bevételezni.
Lehet egyéb tételeket is (valamilyen ok miatt) a „Kijelöltek kidobása” gombbal letenni az alsó listába. (a Ctrl billentyű lenyomása mellett többet is lehet jelölni).
A felső és alsó lista bruttó értékének meg kell egyezni a papírszámla értékével. Ha az összeg stimmel, akkor
a nagy listában szereplő tételeket a „Mentés a raktárba” gombra kattintva kell bevételezni. Ez két-három másodperc. Utána kell a kinyomtatott alsó lista tételeit egyenként bevételezni.
Az XML számlán jogcím nélkül szereplő tételeket a program általános jogcímmel veszi be. Ha névszerintibe, sajátba történik a bevételezés, akkor tajszám szerint teszi az illető lakó raktárába.